Comment dynamiser une réunion ?

Les réunions (qu’elles soient quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles) au sein de beaucoup d’entreprises sont essentielles.

Elles permettent à chaque acteur de la société de présenter les actions faites et à faire pour les jours à venir.

Lorsqu’elles sont trop régulières, il est compliqué de les rendre attractives. Nous allons vous donner quelques conseils pour les dynamiser.

Par exemple, si vous faites des réunions hebdomadaires, prévoyez des cycles de 4 semaines (1 mois). Cette méthode s’adapte à toutes les fréquences de réunions : cycle de 7 jours pour des réunions quotidiennes et cycle de 12 mois pour des réunions mensuelles.

1^ère semaine de chaque cycle : faites la réunion autour d’un petit-déjeuner complet. Sachez que la nourriture est l’une des plus grandes sources de motivation ! Pourquoi ne pas sortir du cadre de la salle de réunion classique en faisant la réunion vers la machine à café par exemple ? Ou encore lors d’une balade si vous avez un extérieur facilement accessible.

2^ème semaine : Faites faire une mini présentation à chaque personne pour dynamiser la réunion et faire en sorte que tout le monde prenne la parole et se sente impliqué. Attention, il est judicieux de donner un cadre en limitant le temps de parole de chaque personne pour éviter les débordements.

3^ème semaine : Fractionnez la réunion. De la même manière qu’un sport, il peut être bénéfique d’utiliser cette méthode. En effet, sachez que notre temps de concentration continu ne va pas au-delà des 25 minutes. Il peut être donc bénéfique de scinder les équipes en 2 ou 3 groupes en fonction du nombre de personnes et de faire un bref résumé de ce que tout le monde doit savoir au début des 25 minutes de chaque réunion en plus petit comité. En général, les réunions dans lesquelles il y a moins de participants sont nettement plus courtes et efficaces.  

4^ème semaine : animez la réunion sous forme de jeu. Chaque 4^ème semaine du cycle, vous tirez au sort un animateur, un opposant, un transcripteur et le public. Prévoyez de tirer au sort en début de semaine si la réunion a lieu en fin de semaine pour laisser du temps à l’animateur de bien préparer la réunion.

• L’animateur aura pour mission de récolter toutes les infos importantes pour répondre à l’ordre du jour. C’est lui qui fera la présentation le jour de la réunion.
• Le rôle de l’opposant sera d’imaginer toutes les questions que le public peut se poser.
• Le transcripteur, comme son nom l’indique, rédigera un compte rendu de la réunion qu’il enverra par la suite à tous les participants de la réunion.
• Enfin, le public assiste tout simplement à la réunion.

Voilà une façon de dynamiser les réunions récurrentes et les rendre plus attractives ! N’hésitez pas à faire appel à une Fantastic Planner si vous souhaitez innover encore plus !